一、预立卷(材料的形成与积累)

(一)继续教育学院参照《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、

《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》制订文件材料预立卷类目。

(二)档案人员随时将办理完毕的文件，按预立卷类目分类存放。

(三)档案馆随时了解、督促、检查、指导档案人员做好文件材料的积累工作。

(四)归档的教学文件材料必须字迹工整，格式一致，签字手续完备。

二、整理组卷

(一)在平时积累的基础上，按档案材料类型分别组卷。

(二)原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可以分别组成若干卷。

(三)文件材料的组卷分类和排列顺序参照《党、政文件材料的部门立卷与归档流程》

(四)拟写案卷标题。

(注：继教院的档案人员在完成上述步骤后，需通知档案馆业务指导人员检查预立卷质量，包括文件材料的齐全完整度、卷

内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤操作，以免不必要的返工。)

(五)卷内材料一律拆除金属物，对破损的文件材料应进行修补。

(六)编页号。

1．卷内目录、备考表均不编页号。

2．卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

3．页号应用黑色号码机敲出，起始号为1。

4．页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。

(七)打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前。必须用打印件。

1．序号：以卷内文件排列先后顺序；

2．文件编号：文件制发机关的发文字号；

3．责任者：为形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者；

4．题名：文件材料标题的全称；

5．日期：为文件材料的形成日期，如：2001．10．10；

6．页次：为每份文件材料标注起止页号。

(八)填写卷内备考表。

卷内备考表位于文件之后，必须用碳素墨水填写。

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充等情况，以件为保管单位的案卷，备考表注明卷内文件件数、页数。

2．立卷人：部门档案人员签名。

3．检查人：继续教育学院分管档案工作的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。

4．立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

(九)装订

采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

(十)填写案卷封面。

1．案卷题名：应简明、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)，一般不超过50个字；

2．归档单位：填写江南大学继续教育学院；

3．起止日期：填写卷内文件材料的起止日期；

4．保管期限：填写其划定的保管期限。

三、归档验收

(一)归档时间：按自然年度归档的文件材料在次年六月底以前归档。能按教学年度归档的文件材料在当年年底前归档。

(二)归档验收：档案馆负责立卷和归档流程的业务指导及检查验收。凡不符合规定要求的，档案馆拒绝接收并限期改正。

(三)移交手续：档案移交档案馆时，必须办理档案交接手续。