预立卷(材料的形成与积累)→整理组卷(立卷)→归档验收
 

一、(预立卷)材料形成与积累

财务处及二级财会单位的档案人员，根据《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》收集、积累文件材料。

财会档案归档的主要内容是上级与本校财会管理性文件(CKll)、会计凭证(CKl4)、会计帐薄(CKl3)、会计报表(CKl2)、工资清册(CKl5)。归档的重点是具有长期保存价值的文件材料，即保管期限为15年以上的永久长期的档案。

二、整理组卷(立卷)

财会档案实行部门立卷。财务处及各财会单位档案人员负责将积累的文件材料及时整理组卷。

(一)整理组卷原则。 ’

1．会计综合类(CKll)的档案按问题组卷，打印卷内文件目录，填写备考表。要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后。

2．各种记帐凭证(CKl4)应按时间顺序整理，并按记帐凭证编号为序组卷，每卷厚度以不超过2cm为宜。每年银行对帐单单独组卷，跟在该年度凭证后最后一卷后。

3．其它会计核算材料如帐薄、报表、工资清册等，一般按年度组卷，不得跨年度。工资清册按月份组卷。正确填写帐薄起用交接表，各类印鉴齐全，并要求完整填写帐户目录。档号标签贴在案卷左下角。

(二)组卷操作步骤：

1．整理材料

按以上整理组卷三个原则整理文件材料。卷内文件材料必须去掉金属物，对破损的材料要修复。并拆除空白帐页。

2．编页号。

(1)卷内目录、备考表均不编页号；

(2)卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；

(3)页号应用黑色号码机敲出，起始号为1；

(4)页号的位置在每页材料非装订线右侧下角。

3．打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前，必须用打印件。

(1)序号：用阿拉伯数字从1起依次标注；

(2)文件编号：为文件的文号；

(3)责任者：为文件材料的直接编制部门或主要责任者；

(4)题名：为文件材料标题的全称；

(5)日期：为编制文件材料的年、月、日。

(6)页次：为每份文件材料标注起止的页号。

4．填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，以件为保管单位的案卷，备考表应注明卷内文件件数、页数；

(2)立卷人：财务处档案人员签名；

(3)检查人：财务处负责人对本部门形成的档案进行检查并签名；

(4)立卷时间：填写立卷的时间，年，月，日。

5．装订

CKII综合文件材料、CKl2会计报表采用三孔一线的方法，粗线装订成册。工资清册须加牛皮纸封面。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

CKl3会计帐薄，在会计年度终了后，由会计经办人填写好经管人员一览表，编写页号，编上档号后装盒。凡是计算机打印的帐薄，帐薄内需打印一份由经办人填写好的经管人员一览表附上，然后装订成册。其它同上。

CKl4会计凭证，经过审核后的记帐凭单及原始凭证装订成册后，需在凭单前加牛皮纸封面，填写好科目名称、记帐凭单、编号、年月日、总册、分册。在左上角封口，并敲起封章及加盖档案章。正确填写凭证装具，要求与凭证册封面内容填写一致。

6．填写案卷封面

(1)案卷题名：案卷题名应简明确切、体式一致。准确揭示卷内文件材料的内容；

(2)归档单位：填写江南大学财务处；

(3)起止日期：填写案卷内文件的起止日期；

(4)保管期限：填写其划定的保管期限；

(5)密级：依据保密规定填写。

三、归档验收

(一)归档时间：会计核算材料(凭证、帐薄、报表、工资等)在本单位保管

两年后，编制《财会档案案卷目录》及《移交清册》连同档案案卷以及光盘一并移交档案馆。财会管理性文件由财务处档案员在文件形成后的次年上半年整理立卷，向档案馆移交。

(二)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关规范进行验收。凡不符合要求的，档案馆不予接收并限期改正。

(三)移交手续：档案移交档案馆时，须办理档案交接手续。