一、形成积累

(一)校电教中心、宣传和其它声像材料形成部门均为立卷单位，分工归口立卷；

(二)声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，

整个工作结束后，按归档要求向本单位档案人员移送全套案本；

(三)各单位档案人员根据《声像档案归档范围》对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向校档案馆或龙山分馆移交；

二、整理组卷

(一)根据声像材料多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号；

(--)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；

(三)制作声像制品，由制作单位或个人立卷归档；

(四)两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；

(五)外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集；

(六)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时作风干处理；

(七)根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位；

(八)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其它载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等；

(九)声像制品的装具，一般应使用原装具，经制作后的声像制品，可用符合规范的装具装载。

三、归档验收

(一)声像材料形成部门应在规定时间向校档案馆或龙山分馆办理移交手续，填写移交目录，一式二份，各执一份备查；

(二)一般声像载体材料完成制作后三个月内归档，照片档案在完成制作后的三个月时间内归档。