一、预立卷(材料的形成与积累)

(一)研究生部及有关教学部门参照《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》制定文件材料预立卷类目。

(二)部门档案人员，随时将办理完毕的文件材料按预立卷类目分类存放。研究生学位评审材料和论文按人积累材料。

(三)档案馆随时了解、督促、检查立卷部门的文件材料积累情况。

(四)归档的教学文件材料必须字迹工整、格式规范、签字手续完备。

二、整理组卷

(一)归档文件材料是原件或计算机打印件。

(二)在平时积累的基础上，按归档范围、案卷类目分别组卷，并检查文件材料是否完整、准确。

(三)原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可以分别组成若干卷，也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少者按不同内容组成薄卷。注意分清学年度，不可混年度立卷。如同一年度的研究生入学试题数量多时可按春秋二次招生组卷。

(四)卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。

(五)草拟案卷标题。

(注：立卷部门的档案人员在完成上述步骤后，需通知档案馆业务指导人员检查预立卷质量，包括文件材料的齐全完整程度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤操作，以免不必要的返工。)

(六)拆掉卷内材料金属物，对破损的文件材料应进行修补。

(七)编页号。

(1)卷内目录、备考表均不编页号。

(2)卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

(3)页号应用黑色号码机敲出，起始号为1。

(4)页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。

(八)打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前。必须用打印件。

(1)序号：以卷内文件排列先后顺序打印，附件不编序号。

(2)文件编号：文件制发机关的发文字号。

(3)责任者：为形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

(4)题名：为文件材料标题的全称。

(5)日期：为文件材料的形成日期，如：2001．10．10

(6)页次：为卷内每份文件材料起止之页的编号。

(九)填写卷内备考表。

卷内备考表位于文件之后，必须用碳素墨水填写。

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充等情况，以件为保管单位的案卷，

备考表应注明卷内文件件数、页数。

2．立卷人：部门档案人员签名。

3．检查人：由立卷部门分管档案工作的负责人检查并签名。

4．立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

(十)装订

采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

(十一)书写案卷封面。

1．案卷题名：应简明、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。案卷题名一般不超过50字。

2．归档单位：研究生部。

3．起止日期：填写卷内文件材料的起止日期。

4．保管期限：填写其划定的保管期限。

三、归档验收

(一)归档验收：研究生部档案人员与档案馆人员办理交接手续时，交接双方当面检查，档案馆根据有关规范进行验收。凡不符合要求者，档案馆不予接收，并要求限期改正。

(二)移交手续：档案移交档案馆时，须办理档案交接手续。

(三)归档时间：研究生学位、学籍档案应在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)的当年年底前一次性归档。其它材料应在次年6月底前一次性归档。