一、预立卷(材料的形成与积累)

(一)教务处及各院、系根据教学文件材料形成规律，参照《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》编制文件材料预立卷类目。

(二)部门档案人员随时将办理完毕的文件，按文件材料预立卷类目分类存放。

(三)各院系学籍类文件材料以学生毕业时的年度“届”为单位积累。

(四)档案馆随时了解、督促、检查档案人员做好文件材料的积累工作。

(五)归档的教学文件材料必须字迹工整，格式一致，签字手续完备。

二、整理组卷

(一)在平时积累的基础上，按档案材料类型分别组卷。

(二)原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可以分别组成若干卷。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者，按不同内容分别组成薄卷。注意分清年度，不可混年立卷。

如：教学质量评奖材料数量多时可分别组成若干卷。

教材文件即使数量不多也应按年单独立卷。

(三)卷内密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

(四)拟写案卷标题。

(注：档案人员在完成上述步骤后，需通知档案馆业务指导人员检查预立卷质量，包括文件材料的齐全完整度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤操作，以免不必要的返工。)

(五)卷内材料一律拆除金属物，对破损的文件材料应进行修补。

(六)编页号。

(1)卷内目录、备考表均不编页号。

(2)卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

(3)页号应用黑色号码机敲出，起始号为1。

(4)页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。

(七)打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前。必须用打印件。

(1)序号：以卷内文件排列先后顺序打印，附件不编序号；

(2)文件编号：文件制发机关的发文字号；

(3)责任者：为形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者；

(4)题名：为文件材料标题的全称；

(5)日期：为文件材料的形成日期，如：2001．10．10；

(6)页次：为每份文件材料标注起止页号。

(八)填写卷内备考表。

卷内备考表位于文件之后，必须用碳素墨水填写。

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充等情况，以件为保管单位的案卷，

备考表应注明卷内文件件数、页数。

2．立卷人：部门档案人员签名。

3．检查人：教务处、院、系、分管档案工作的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。

4．立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

(九)装订

采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

(十)填写案卷封面。

1．案卷题名：应简明、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。

如：江南大学××学院××专业(本／专)科××级×班学生学籍卡、成绩卡

2．归档单位：立卷部门全称。

3．起止日期：填写卷内文件材料的起止日期。

4．保管期限：填写其划定的保管期限。

三、归档验收

(一)归档时间：按自然年度归档的教学管理类文件材料在次年6月底以前归档，其它文件材料在完成一个培养周期(即一届学生)从入学到毕业当年年底前一次性归档。

(二)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关规定进行验收，凡不符合要求的，档案馆不予接收，并限期改正。

(三)移交手续：档案移交档案馆时，双方须办理档案交接手续。