一、预立卷(材料的形成与积累)

产品生产与科技开发部门，根据《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》收集、积累文件材料，归档的主要内容包括综合管理、经营销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。

归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

二、整理组卷

科技产业集团档案实行部门立卷。档案人员负责将积累的文件材料组卷成册，定期向校档案馆移交。

(一)整理组卷原则

1．产品生产与科技开发管理综合(CPll)档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

2．产品项目(CPl2)档案根据产品销售管理、计划、设计、试制与鉴定、产品生产五个环节文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，将每个产品项目组成一卷和多卷。反映整个产品项目的关键材料放在首卷，蓝图不装订，底图单独存放。

3．与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中组卷。

(二)组卷操作步骤：

1．整理材料

按以上整理组卷三个原则整理文件材料。卷内文件材料整理后要去掉金属物，对破损的材料要修补。

幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，按四号图纸规格折叠成手风琴式，底图平放或卷放，严禁折叠。

对于蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。

2．编页号。

(1)卷内目录、备考表均不编页号。

(2)卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

(3)页号应用黑色号码机敲出，起始号为1。

(4)页号位置应在每页材料非装订线一侧下角。

3．打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前，必须用打印件。

(1)序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。

(2)文件编号：为文件的文号或图样的图号。

(3)责任者：为文件材料的直接编制部门或主要责任者。

(4)题名：为文件材料标题的全称。

(5)日期：为编制文件材料的年、月、日。

(6)页号：为每份文件材料标注起止页号。

4．填写卷内备考表。

卷内备考表位于文件之后，必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，以件为保管单位的案卷，备考表应注明卷内文件件数、页数。

(2)立卷人：立卷单位档案人员签名。

(3)检查人：立卷单位分管档案工作的负责人检查并签名。

(4)立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

5．装订

采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

6．填写案卷封面。

(1)案卷题名：案卷题名应简明确切、体式一致，准确揭示卷内文件材料的内容。

(2)归档单位：填写归档单位全称。

(3)起止日期：填写卷内文件材料的起止日期。

(4)密级：依据保密规则填写。

三、归档验收

(一)归档时间：产品定型鉴定(或验收)后两个月内归档。管理性材料，应在次年6月底前一次性归档。

(二)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查。档案馆根据有关规范进行验收。凡不符合要求者，限期改正后归档。

(三)移交手续：档案移交档案馆时，双方须办理档案交接手续。