一、预立卷（材料形成与积累）

(一)基建处要有一个负责人分管基建档案工作，并配备相应的档案人员负责基建文件的形成、积累、归档工作，具体参照《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限．》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》执行。

(二)基建处接到基建项目后，在布置工作计划的同时，布置形成、积累基建文件材料的任务。

(三)基建项目实行承包给外单位的，由各承包单位负责收集、整理分承包范围内的基建文件材料，竣工时向基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

(四)基建处档案人员根据基建文件形成的具体情况，编制预立卷类目，并根据类目进行文件材料的形成、积累、归档工作。

(五)做好基建项目档案的竣工验收工作。在竣工验收时，由校档案馆及基建处兼职档案员负责对该项目文件材料实行预验收工作，补齐所缺的文件材料。

(六)归档的主要内容：基建管理过程中形成的文件及基建工程项目建设过程中形成的文字材料，包括竣工图在内的全套图纸。

(七)底图的归档：由本校设计的校基建项目底图，由档案人员在该项目竣工后二年移交校档案馆。

二、整理组卷(立卷) 。

(一)在平时积累归卷的基础上，按照归档范围，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的材料。

(二)基建管理方面的文件，归入基建综合(JJll)，文件按年度或问题排列。

跨年度的请示与批复，归入批复年度；

跨年度的规划、计划，归人文件内容针对的第一个年度；

跨年度的总结、报告，归人文件内容针对的最后一个年度。

(三)基建项目工程文件，归人基建工程

按工程项目组成一卷或多卷。该工程项目的文字材料在前，图纸在后。

(四)检查卷内文件材料的排列顺序。

综合性文件及工程项目的文字材料：正件在前，附件在后；

印件在前，原稿在后；

批复在前，请示在后。

图纸按图的类别序号排列：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构竣工图、水工图、电工图、气管图、更改图。

(五)拆除卷内文件材料的金属物，对破损的材料进行修补。

(六)编页号。

1．卷内目录、备考表均不编页号。

2．卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；

3．页号应用黑色号码机敲出，起始号为1；

4．页号的位置在每面材料非装订线一侧下角。

(七)打印卷内目录。

卷内目录位于卷内文件之前，必须用打印件。

1．序号：以卷内文件排列先后顺序编号；

2．文件编号：文件制发机关的发文字号；

3．责任者：文件材料的直接编制部门或主要责任者；

4．题名：即文件标题，填写文件材料标题的全称；

5．日期：文件形成日期；

6．页次：卷内文件起止之页的编号。

(八)填写卷内备考表。

备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，以件为保管单位的案卷，备考表应注明卷内文件件数、页数；

2．立卷人：基建部门档案人员签名；

3．检查人：基建部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名；

4．立卷时间：填写立卷的时间，年，月，日。

(九)装订

文字材料，采用三孔一线法装订，厚度一般不超过2cm左右。图纸以手风琴式折叠成四号图纸的规格，可以不装订。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。对不装订卷在每件文件和每张图纸上加盖上有单位档号、页号、件号的戳记章。

(十)填写案卷封面

1．案卷题名：应简明确切、体式一致。一般包括基建项目名称、文件类型；

2．归档单位：填写归档单位全称；

3．起止日期：填写案卷内文件的起止日期；

4．保管期限：依据保管期限，填写案卷内其划定的保管期限(永久、长期、短期)；

5．密级：依据保密规定填写。

三、归档验收

(一)归档时间：基建管理文件在次年6月底以前归档。基建项目在工程验收

后两个月内归档。

(二)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关规范进行

验收。凡不符合要求的，档案馆拒绝接收并限期改正。

(三)移交手续：档案移交档案馆时，双方须办理档案交接手续。