一、预立卷(材料的形成与积累)

学报编辑部、教科所等出版部门的档案人员应根据《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》收集、积累文件材料。

出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确。

出版物出版后，责任编辑必须将应归档材料加以整理并送室(科)主任审查后交给档案人员。

二、整理组卷(立卷)

(一)整理组卷原则

1．综合性文件材料(CBll)按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历史重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

2．出版物文件材料(CBl2～CBl5)以出版物名称集合，按归档文件目录顺序装入档案盒，不装订，但每件须用缝纫机缝边。

3．跨年度的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

(二)组卷操作步骤：

1．整理材料。

文件材料按以上三原则整理后，需拆除文件材料内金属物，修补破损处。

2．编页、件号

(1)卷内目录、备考表均不编页号；

(2)卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；

(3)页号应用黑色号码机敲出，起始号为l；

(4)页号位置应在每页材料非装订线一侧下角；

(5)不装订的文件材料除了编页号之外，还要在每件的右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

3．打印卷内目录(交软盘)

成卷装订的文件材料卷内目录位于卷内文件之前。卷内目录必须用打印件。

(1)序号：以卷内文件排列先后顺序；

(2)文件编号：为文件的文号；

(3)责任者：为文件材料的直接编制部门或主要责任者；

(4)题名：为文件材料标题的全称；

(5)日期：为编制文件材料的年、月、日；

(6)页号：成卷装订的文件材料打印每份文件材料首页上标注的页号；不装订的文件材料打印每份文件材料的起止页号。

4．填写卷内备考表。

(1)本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，以件为保管单位的案卷，备考表应注明卷内文件件数、页数；

(2)立卷人：部门档案人员签名；

(3)检查人：部门负责人对本部门形成的档案进行检查并签名；

(4)立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

5．装订

成卷装订的文件材料采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有字迹，需进行贴边处理。

6．填写案卷封面

(1)案卷题名：案卷题名应简明确切、体式一致，准确揭示卷内文件材料的内容(出版档案案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题，字数不超过50字；

(2)归档单位：填写归档单位全称；   

(3)起止日期：填写卷内文件材料的起止日期；

(4)密级：依据保密规则填写。

三、归档验收

书刊出版后一个月内．，责任编辑应向本部门档案人员归档，部门档案人员应在次年六月底前，将上年应归档的出版档案，集中向校档案馆龙山分馆移交，移交时需打印移交目录一式两份，一份留存本部门，一份送交档案馆。