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江南大学档案立卷归档制度

减小字体 增大字体 来源:本站整理 | 作者:佚名 | 发表时间:2011-06-19 07:37:30
江南大学档案立卷归档制度
为加强我校档案工作,提高档案管理水平,实现规范化、标准化管理,特制定江南大学档案立卷归档制度。
一、档案的收集
(一)学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它凝聚着全校教职工的奋斗成果、智慧和结晶,是学校历史的真实记载。凡是学校工作活动中形成的有保存价值的文件材料都应立卷归档,任何人都不能以任何理由拒绝不归档。
(二)根据1989年国家教委六号令的精神,学校档案立卷实行部门立卷制,由文件材料形成和课题组立卷归档。一般由部门或课题组指定专人系统整理组卷,编写页码、件号、打印卷内目录和备考表,交本部门档案人员检查、装订后向档案馆移交,档案馆进行业务指导。
   (三)学校各部门应将文件材料的立卷归档制度纳入教学、科研和管理人员的职责范围,做到每项重要教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作,即“四个同步”。
   (四)凡学校科研成果、产品试制、基建工程、贵重设备等进行鉴定、验收时,必须由档案部门的人员参加,并会同主管部门对应归档材料加以审查,没有完整的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。
(五)文件材料归档范围参照《江南大学各立卷部门档案归档范围和保管期限》、《声像档案归档范围》、《实物档案归档范围与归档要求》。
    二、档案整理
    (一)档案分类
    1.档案文件材料分类必须根据《江南大学档案实体分类方案》,在已确定的同级类目内进行,不得超越本级类。
    2.党群工作、行政管理、教学管理、外事管理四大类和其余各大类档案中的综合管理内容的文件材料,在二级类目内(部分教学档案在三级类目内)以问题为主,灵活运用“六大特征”(即问题、作者、名称、地区、时间、通讯者)进行组卷。
    3.科研、产品生产和科技开发、基建、设备、出版五大类档案整理组卷,按照国家标准GB/T 11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《高等学校档案工作规范》执行,按项目、结构、阶段等分别组卷。
4.会计档案类有组卷要求遵循会计材料(即会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算材料)自然形成的规律和特点,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。
(二)档案组卷
1.档案整理,要遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用的原则;
2.卷内材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,文件材料齐全完整,制作和书写材料有利于长期保存;
3.卷内文件材料按一定规律进行系统排列,管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在后,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后;
4.卷内文件材料只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号,按规定格式打印卷内目录,对原文件材料原题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容和无题名的,要重新拟定;没有责任者和文件日期,要考证清楚及时补上,并都用“[]”括起。
5.卷内文件材料的情况说明应填写在备考表内,若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、立卷时间填上,检查人是立卷单位负责人。
6.教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事等六类档案归档时,应有归档人员填写档案简介,交部六或课题负责人签字,档案简介放在卷内目录前。
7.案卷题名应简明确切,体式一致,一般包括责任者、内容、名称(文种)等,部分案卷题名可以是项目的名称代字,代号及组件、部件、阶段的代号和名称,一般不超过50字。
8.装订要去掉金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起;装订用三孔一线,不装订的案卷,按标准用细线逐件装订。
(三)案卷形式
案卷形式采用硬卷皮装订和盒装两种形式。采用盒装的案卷,卷内文件以件为单位装订的,每件均应加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。在硬卷皮或盒脊背离底边4厘米贴档号标签。
三、归档时间
1.各党政部门以及可以按年度归档的部门应在次年六月前归档。
2.各教学部门以及可以按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。
3.科研、基建、设备、出版等部门应在项目完成后两个月归档。
4.会计档案应在次年立好卷,由本部门保留二年,在第三年六月底向档案馆移交。
四、档案的移交
1.各立卷部门将各自职能活动中形成的对学校或社会有价值的档案材料分类组卷,按时向档案馆移交。
2.档案馆要做好档案立卷归档的业务指导,并在档案移交时,对归档材料进行案卷质量检查,对于不符合要求的文件材料和案卷,要及时修整或返回原部门重新整理,力求保证案卷的质量。
3.移交档案必须履行手续,立卷人需同时填写“移交清册”,并一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间、交接双方要签字,各执一份。
 

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